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Organiser une soirée

Soirée Truskel

Photo par Paul CUVEILLIER Instagram

L'organisation de soirées implique de nombreuses personnes et on peut vraiment dire que c'est un travail d'équipe !

Ce travail est passionnant et motive de plus en plus de monde dans notre association.

Qu'est-ce qu'une soirée ?​

Une soirée est soit :

  • un concert en général suivi d'une jam animée par l'ensemble des groupes du concert.
  • une scène ouverte : par exemple, un certain nombre de groupes se succèdent toutes les 30 minutes pour présenter leur travail.
  • une jam session : une jam public en général ouverte à tous (cotisants ou non).

Chaque événement propose ses propres conditions d'accès : parfois il faut procéder à une inscription à l'événement, parfois il suffit simplement de se présenter comme c'est pratiqué assez souvent.

Tous ces événements sont publiés sur Mobilizon ( https://keskonfai.fr/@asso_zikapanam ).

Qui organise ?​

Il y a actuellement une task-force d'organisation de soirées. Elle regroupe des membres cotisants de l'association motivés à organiser des soirées pour le compte de l'association avec en ligne de mire le ou les lineups dans lesquelles ils jouent plus les lineups friends.

Comment on organise ?​

L'organisation d'une soirée nécessite plusieurs étapes :

  • Trouver des lieux à démarcher situés sur Paris intra-muros ou petite couronne acceptant le ou les styles que vous projetez de jouer ;
  • Receuillir les conditions de chaque lieu (matériel à disposition, créneau horaire, dépenses à prévoir, conditions d'accueil - boissons, repas ...) afin de constituer une shortlist de lieu ;
  • Démarcher les lieux retenus en fonction des critères imposés par la logistique disponible, le matériel et la situation géographique des musiciens et du public (très souvent se rendre sur place est assez efficace ! Si vous pouvez, passez un coup de téléphone pour vérifier que le responsable de la programmation sera présent lors de votre passage).

Bourse aux co-plateaux​

L'association dispose d'un forum uniquement accessible aux référents de lineups et aux leaders de collectif sur lequel les organisateurs de soirées de Zikapanam peuvent faire des propositions de co-plateaux pour trouver des lineups dispos et prêt à participer sur une date de soirée Zikapanam.

Cette bourse est à destination des amateurs uniquement.

Diffuser l'information​

L'association dispose d'une newsletter dans laquelle elle publie les différents événements publics prévus pour le mois suivant.

Elle dispose aussi de Discord, Facebook, Instagram, YouTube et des réseaux sur le Fediverse sur lesquelles elles partagent illustrations, photos, vidéos (de concerts précédents, teasers ...), afin de motiver le public qui la suit à se rendre aux événements programmés.

Réaliser l'événement​

Même si la plupart du temps, ça se passe bien, préparez-vous à pallier aux absences de dernières minutes (maladie ou imprévus) car annuler un événement au dernier moment est du plus mauvais effet et encore plus si des frais ont été engagés et pourtant ça fait partie du jeu.

N'hésitez pas à faire des listes de matériel à ramener pour ne rien oublier et prenez toutes les dispositions nécessaires, ne laissez rien au hasard. Organiser, c'est faire confiance à l'orga et aux participants mais il vaut mieux se préparer et se dire les choses que de rester sur des malentendus.