Organiser une rencontre

Une rencontre qui se passe bien ?

En tant qu’organisateur de rencontres, vous avez un certain pouvoir et donc des responsabilités ...

Soyez aimable avec les participants, compréhensif mais sachez voir l’intérêt général et le rappeler si nécessaire. Il est important que les rencontres soient équilibrées et que chaque participant en soit satisfait.

N’hésitez pas à demander en privé à chaque participant un retour sur ce qui a bien fonctionné ou pas selon eux après la rencontre.

C’est de cette façon que votre organisation sera la mieux perçue surtout si vous pouvez prendre en compte les remarques que l’on vous fait par la suite.

Marche à suivre

Devenir organisateur de rencontres

Tous les membres cotisants de l’association Zikapanam peuvent organiser une jam sur le salon #rencontres-ouvertes sans faire de demande préalable.

Message et fil de discussion de la rencontre

Une proposition de rencontre est un simple message détaillant le/les styles de la jam, les participants, les instruments recherchés, le lieu où se déroulera la jam et éventuellement une liste de morceaux / propositions à étudier si c'est une jam préparée et bien sûr la date et l'heure.

Les rencontres sont postées grâce à un formulaire internet assez simple à utiliser. Le robot (bot) reçoit votre description, l'écrit dans un message sur Discord et crée un fil de discussion associé.

Le bot Discord envoie des rappels deux semaines avant pour vous inviter à préparer la rencontre, une semaine avant pour que vous confirmiez votre participation et deux heures avant pour vous demander de vous y rendre ainsi que pour la réalisation de l’événement c’est-à-dire établir la liste des présents et des absents dans le fil de discussion associé à votre rencontre (message Discord).

Référez-vous à cet article pour savoir comment vous inscrire à une rencontre et comment consulter l'agenda des rencontres

Discussions sur un fil public

En même temps que les musiciens, le/les spectateurs s’inscrivent (si vous acceptez ces derniers), vous pouvez discuter de l’organisation de la jam dans le fil de discussion associé. Tous les membres ayant accès au salon dans lequel est déclaré la rencontre (exemple : #rencontres-ouvertes), auront accès à votre fil de discussion et pourront suivre vos discussions s'ils le souhaitent.

Liste de morceaux ou pas ?

Le programme de la jam (càd la liste des morceaux) peut être construit de trois façons différentes :

• Soit il est fixé à l’avance et annoncé dans la proposition de jam (ainsi il n’y a pas de surprise). Les musiciens intéressés participeront en toute connaissance de cause.
• Soit défini ensemble mais sachez que ce processus est beaucoup plus long surtout si les participants à votre jam découvrent Discord ... En général, on préfère commencer par une liste de morceau imposée puis après la première jam, on recueille en LIVE les suggestions de morceaux par exemple. Si les participants ont l'habitude de Discord et sont réactifs, ce n'est pas un souci.
• Soit sans programme du tout : chacun arrive avec un thème, une idée et on la développe dans le style attendu.

Bien sûr il peut ne pas y avoir de setlist à l’avance, comme pour le jazz par exemple, mais cela suppose que les participants puissent lire/interpréter les grilles du realbook ou d’irealpro sans préparation ou presque.

Pour un groupe intermédiaire avec peu d’expérience en jam, il est recommandé de commencer par de petites jams de 2h avec 5 ou 6 morceaux dans la setlist voir seulement 4 si on débute. Pour les groupes avancés ou intermédiaires avec déjà une certaine expérience des jams, c’est vous qui voyez.

L'inscription obligatoire

Il est préférable que la participation à une jam ou un karaoké soit précédée d’une inscription. Cela permet de booker sa jam et donc de maximiser les chances qu’il y ait du monde (sauf imprévus).

info

Les codes couleurs des principaux rôles dans Discord:

• Violet : Nouvel arrivant (n’a pas encore fait de jams),
• Vert : mbr-certifié (au moins fait une jam présentiel mais pas cotisant),
• Bleu : mbr-asso (membre cotisant sur l'année en cours),
• rouge : leader de collectif,
• orange : référent d'un lineup dans un collectif.

On accède aux rôles du membre sur sa fiche (clic gauche sur le pseudo ou appui long sur téléphone). Vous pourrez ainsi connaître le/les instruments du membre, le/les styles de musique de prédilection, ...

La sélection des participants est à la charge unique de l’organisateur de la rencontre.

Le recrutement lorsqu’il y a des postes non pourvus sur votre jam se fait en mettant une annonce Offre sur le forum #petites-annonces-musiciens (rond vert) (consultez le guide des posts de ce forum pour plus d'informations).

Le forum #petites-annonces-musiciens sert uniquement à recruter et pas à discuter des détails de la jam !!! Merci d'en tenir compte dans vos échanges pour éviter de spammer toute la communauté.

Location de studio

Renseignez-vous sur les tarifs : parfois des forfaits aux tarifs avantageux sont proposés comme aux studios HF (forfait 10h : https://www.hfmusicstudio.com/tarifs-9eme/) .

La location de studio le soir en semaine et le weekend est souvent problématique car il y a affluence. Aussi, il s’agit de trouver un moyen de réserver qui permettra l’organisation de jams malgré tout. Le plus efficace est de lancer une réservation longtemps à l’avance (en général trois semaines à un mois à l'avance) afin de s’assurer que le créneau est libre pour un certain nombre de personnes (par exemple 5).

Sinon une solution alternative est d’organiser des sessions en duo parfois trio au dernier moment car le tarif duo/trio est parmi les moins chers et peut en général se caser dans n’importe quelle taille de studio sans surcoût.

Pensez qu'il existe des studios commerciaux mais également des studios associatifs qui proposent des tarifs beaucoup moins élevés ...

Sur https://www.quickstudio.com vous pourrez trouver des studios en location avec parfois des plannings de réservation. Certains studios ne permettent pas de réserver par ce site, il faut téléphoner ou envoyer un mail.

Dans tous les cas, tout le monde doit payer à parts égales la location de studio.

Spectateur(s)

Il est recommandé lorsque cela est possible gratuitement en fonction du nombre de musiciens, de la taille du studio réservé et de la politique du lieu dans lequel vous avez réservé, de laisser une place pour un invité / spectateur.

Cela permet aux nouveaux arrivants (voire aux anciens) de découvrir l’ambiance d'une jam et de les rassurer ou même de faire connaissance avec les membres de Zikapanam.

SVP ne fermez pas la porte aux demandeurs de ce genre d’interactions sauf si vous avez une bonne raison.

Lineup incomplet

Si vous n’arrivez pas à avoir autant de participants que le studio que vous avez réservé peut en accueillir, il sera toujours temps d’y remédier en demandant le plus rapidement possible un changement de salle plus adapté aux besoins. Mais ce n’est pas sûr que le studio puisse accéder à votre demande. Le prix du studio est souvent fonction de sa taille et pas du nombre de personnes qui s’y trouvent.

Annulation d'une jam

Si la location devait être annulée faute de participants, cela ne poserait en général pas de soucis. Cela se fait par un simple coup de fil ou email (préférez l’email c’est mieux, ça laisse une trace). Renseignez-vous bien sur le délai au-delà duquel une annulation n’est plus possible et respectez-le sinon il vous en coûtera en général le prix de la réservation sans répéter …

Publication d'extraits audio ou vidéo

Lors de leur arrivée, les membres déclarent leur volonté en matière de diffusion audio et vidéo lors de leur inscription.

Pour publier vos démos de jams, vous avez deux possibilités :

• soit vous téléchargez vos fichiers MP3 sur Discord (aujourd'hui cette solution est bcp plus praticable car Discord a relevé la taille maximale des fichiers uploadés à 25 MO)

date : 06/03/2024

• soit vous mettez un lien vers le cloud (Google Drive / kDrive / iCloud / Dropbox ...) pour chacune de vos démos.

Vous pouvez télécharger ou mettre vos liens dans le fil de discussion adossé à la proposition de jam. Si vous choisissez cette option, la diffusion est limitée aux personnes ayant accès au salon de jam utilisé. (Les non-inscrits n'auront pas accès).

Saisie d'une rencontre

Le système d'enregistrement des rencontres s'appelle ZapAPP et a été développé par notre association pour notre usage.

Le principe est simple, on saisit des données dans un formulaire internet qui fonctionne sur ordinateur ou mobile et on envoie la saisie au bot qui publie la rencontre sur Discord (jusqu'à une ou deux minutes après l'envoi) et dans le calendrier de l'association (jusqu'à 24h après l'envoi).

Consultez ce doc pour savoir comment procéder à la diffusion d'une rencontre informelle ou musicale (uniquement si vous êtes cotisant)